问：老师好，我单位属于工业企业，生产并销售产品，其中一部分产品在06年-08年寻求代理商进行合作，并合同约定要求各家代理商缴纳保证金各不等，其中有个人，也有单位，现在合同都已经履行完毕，并且部分代理商已经不再合作，但当时缴纳给我公司的保证金的代理商也没有到我单位办理退款事宜，也没有通过口头或者文件明确该保证金的处理方式，并且时间长度跨度已达7-9年之久，故想请问老师，上述的保证金我欲按照所得税方面的规定转无法支付款项，想请教老师，该业务应如何处理？除去内部审批外，还应该准备什么样的证据链来证明？

 回复：

1、不准备退的保证金的会计处理：借：其他应付款；贷：营业外收入。

2、需准备的证据链：（1）当时收取保证金时的原始凭证复印件及合同 （2）内部不退保证金的决议以及将来要退如何处理的说明。